Inbox Zero con 18.500 enviados en 2025, fingir que "luego lo miro" no es una opción

Cómo evito que el correo dirija mi trabajo

“El problema no es la sobrecarga de información. Es la falta de filtros.”

-Eric Schmidt (ex CEO de Google)

El email no es una herramienta más en mi día a día. Es el canal por el que entra casi todo; decisiones, contexto, problemas, oportunidades y una cantidad enorme de cosas que no deberían ocupar mi atención. Y cuando el volumen es alto, no basta con “ser ordenado”. Necesitas un sistema.

Hay una parte de mi trabajo que no tiene que ver con la estrategia, ni con la visión, ni con los grandes planes a largo plazo. Tiene que ver con algo mucho más básico y mucho más cotidiano; cómo gestiono ese flujo constante que entra por el correo.

Porque todo acaba pasando por ahí. Lo importante y lo irrelevante. Lo urgente y lo que solo distrae. Si no tienes esto bajo control, no importa lo bien que pienses o lo clara que tengas la estrategia: vas a trabajar siempre en reactivo.

Durante mucho tiempo creí que el problema era el volumen. Que simplemente “me llegaban demasiados correos”. No es del todo erróneo, ¿entran muchos?, sí —lo de poner en copia daría para otro post—, verdad, pero el problema real era no tener un criterio claro para decidir qué merecía la atención y qué no.

Ahí es donde empecé a cambiar mi forma de trabajar.

Este año he enviado más de 18.500 emails, he procesado más de 51.000 y aquí viene lo llamativo, he pasado 187 días en Inbox Zero. No lo cuento como un logro personal. Lo cuento porque, con este volumen, o tienes un sistema o el sistema te rompe.

Mi sistema es Superhuman, la uso desde hace tiempo y no porque sea una herramienta bonita o rápida. La uso porque no te deja autoengañarte. Cada email que entra exige una decisión. No existe el “luego lo miro”. O respondes, o lo archivas, o lo pospones con intención. Y ese pequeño detalle lo cambia todo.

Detrás de Superhuman está Rahul Vohra, alguien que entendió algo muy simple; la gente no odia el email por el email en sí, lo odia porque es un acumulador de decisiones no tomadas. Superhuman no intenta que escribas más rápido. Intenta que cierres los bucles. Que saques las cosas de la cabeza.

Eso explica muchas decisiones del producto; el onboarding guiado, el foco obsesivo en los atajos, la rapidez brutal del buscador. Cuando sabes que vas a encontrar cualquier correo en segundos, pierdes el miedo a archivar. Y cuando pierdes ese miedo, la bandeja deja de ser un lastre mental.

Aquí entra Inbox Zero, que suele malinterpretarse. No va de tener la bandeja vacía. Va de no llevar el trabajo invisible encima. El email no es una lista de tareas. Si algo requiere pensar, sale de el correo. Si no requiere una acción, se archiva. Mantener correos “por si acaso” es una forma elegante de procrastinar.

Superhuman te empuja a esto de una manera natural. No te premia por acumular. Te premia por decidir.

No tiene nada de especial cómo lo uso. No tengo unos rituales sofisticados ni unos hacks raros. Reviso el correo en bloques. Nunca lo tengo abierto en segundo plano. El triage es rápido y sin sentimentalismo. Nada importante vive solo en el email.

El correo es una bandeja de entrada, no una agenda, ni un CRM mental, ni un cajón desastre.

Con el tiempo, Superhuman te acaba etiquetando como Local Hero. No es algo que persiga ni que tenga demasiado valor en sí mismo, pero dice algo importante; cuando una herramienta encaja de verdad con tu forma de trabajar, desaparece. Deja de ser protagonista y se convierte en infraestructura.

Y eso es exactamente lo que busco con cualquier sistema que utilizo: menos fricción, menos interferencias, más claridad. No para ir más rápido, sino para pensar mejor.

Probablemente este texto encaje dentro de un “así lo hacemos”. Porque en el fondo no va de el email. Va de el control, de el foco y de no regalar la atención a lo que no la merece.

Si no decides tú qué entra y qué sale de tu cabeza, alguien más lo hará por ti.

Enrique.